Таблица Контракты (itam_contract) содержит все действующие и недействующие контракты на активы по всем категориям. Для удобства в меню навигатора вы найдете раздел Контракты на активы в котором сможете сразу перейти к списку контрактов нужной категории (приобретение, обслуживание, гарантийное обслуживание, продажа и утилизация).
На форме Контракта на активы вы можете указать всю необходимую информацию о нем и при необходимости редактировать поля и связанные документы. Вы можете настроить сроки уведомлений об истечении срока контракта и списка их получателей.
На форме контракта на активы располагается поле Документ контракта – это ссылочное поле, в котором выбирается запись документа с приложенным оригинальным файлом с текстом контракта. Документ контракта можно создать заранее или в процессе создания записи контракта на активы. Документ контракта должен быть указан до перехода контракта на активы в статус Согласование и не может быть изменен в статусах Согласование, Подписание и Действует. К одному контракту может быть привязано несколько документов, но только один может быть активным.
Управление контрактами
| UI-действие | Описание |
|---|---|
| На согласование | Нажмите, чтобы отправить контракт на согласование. После успешного согласования контракт переходит в статус Подписание. Для успешного запуска процесса согласования контракта в системе должны присутствовать сотрудники с ролью itam_contract_approver. Активные пользователи с этой ролью согласуют все контракты на активы. |
| Добавить согласующих | Нажмите, чтобы добавить согласующих. Помимо пользователя, указанного в поле Ответственный, кнопка Добавить согласующих доступна всем, кто согласовывает контракт на активы в статусе контракта Согласование. |
| Сделать действующим | Нажмите, чтобы сделать контракт действующим (Статус = Действует). Кнопка становится доступной только после успешного согласования. |
| Редактировать | Нажмите, чтобы внести изменения на форме контракта. Статус контракта изменится на Черновик. Вы сможете сделать контракт снова действующим после повторного успешного согласования. Кнопка Редактировать находится в бургер-меню |
| Отменить контракт | Нажмите, чтобы отменить запись контракта, например, если она была создана по ошибке. Кнопка Отменить контракт находится в бургер-меню |
| Аннулировать контракт | Нажмите, чтобы аннулировать контракт. Кнопка Аннулировать контракт находится в бургер-меню |
Поля формы Контракт на активы
| Название | Обязательное | Описание |
|---|---|---|
| Тема | Да | Введите тему контракта на активы. |
| Категория контракта | Да | Выберите категорию данного контракта. Возможные значения:
|
| Документ контракта | Нет | Добавьте запись активного документа для данного контракта. Вы можете добавлять новые версии документа контракта. Они все будут храниться в связанном списке Документы. Активным может быть только один из них – тот, который указан в этом поле. Поле появляется после первого сохранения записи черновика контракта. Чтобы изменить документ контракта:
|
| Поставщик | Да | Выберите поставщика из списка. |
| Подрядчик | Нет | Выберите подрядчика, если есть. |
| Заказчик | Да | Выберите компанию, которая является заказчиком в данном контракте. |
| Ответственный | Да | Выберите пользователя, который будет назначен на сопровождение этого контракта. |
| Потребитель | Нет | Выберите, для кого приобретается данный актив. Выбрать можно как компанию, сектор, филиал, департамент, подразделение, группу, или отдельного сотрудника компании. |
| Описание | Нет | Добавьте необходимую информацию по контракту. |
| Оповестить об окончании | Нет | Укажите пользователей, которых необходимо оповестить об окончании срока действия контракта. |
| Оповестить за, дней | Да | Укажите, за сколько дней до окончания контракта будет произведено уведомление пользователей. |
| Срок гарантии | Да | Если в поле Категория контракта выбрано значение Гарантийное обслуживание, укажите срок действия гарантии. |
| Дата начала | Нет | Укажите дату, с которой контракт на активы начинает действовать. |
| Дата окончания | Нет | Укажите дату, с которой контракт на активы прекращает свое действие. Начиная с этой даты, контракт на активы, находящийся в статусе Действует, автоматически перейдет в статус Не действует. |
| Автопродление | Нет | Установите флажок, если контракт подлежит автоматическому продлению. Обратите внимание, что поле Автопродление в данный момент носит информативный характер. Наша команда работает над внедрением соответствующей автоматизации. Мы сообщим вам об изменениях в следующих релизах.
|
| Общая стоимость | Нет | Стоимость товара или услуги, указанная в контракте. |
| Номер договора | Да/Нет | Укажите номер контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим. |
| Дата подписания | Да/Нет | Укажите дату подписания контракта. Это поле обязательно для заполнения, чтобы перевести контракт на активы в статус Действует по кнопке Сделать действующим. |
Связанные списки
Согласования – здесь отображается список согласующих контракта, а также статус согласования.
Документы – здесь хранятся все документы, созданные и загруженные для этого контракта. Вы можете отследить историю изменений. Чтобы заменить активный документ, переведите контракт в статус Черновик. Действующий контракт обязательно должен иметь активный документ.
Активы – здесь отображается список активов, входящих в этот контракт.
Создание контракта
Требуемая роль: itam_asset_contract_manager.
Чтобы создать контракт:
- Перейдите в ITAM → Контракты → Необходимая категория контракта.
- Нажмите Создать.
- Заполните все необходимые поля и нажмите Сохранить, чтобы сохранить контракт в статусе Черновик, или На согласование, чтобы отправить контракт на согласование внутри компании.
- После успешного согласования статус контракта сменится на Подписание. Этот статус предусматривает подписание контракта обеими сторонами.
- После двустороннего подписания контракта вы можете заполнить поля Дата подписания и настроить уведомления, если это не было сделано раньше.
- Нажмите Сделать действующим, чтобы перевести контракт в статус Действует.
- Кнопки редактирования, отмены и аннулирования контракта находятся в бургер-меню
и доступны в зависимости от текущего статуса контракта.
Создание документа контракта
ITAM поддерживает создание документов различных категорий, что упрощает навигацию по ним.
Категории документов:
- Контракт
- Счет
- Акт
- Накладная
- Прочее
Чтобы создать запись документа контракта с формы Контракт на активы и загрузить печатную версию документа, выполните следующие действия:
- Нажмите
справа от поля Документ контракта. - В открывшемся окне введите название документа в поле Наименование. Остальные поля заполнятся автоматически в соответствии с типом и категорией контракта.
После сохранения изменений формы контракта на активы, документ, указанный в поле Документ контракта, перейдет в статус Активный.
Чтобы создать запись документа контракта на активы из таблицы Документы (itam_documents), выполните следующие шаги:
- Перейдите ITAM → Документы → один из типов документов. Откроется таблица Документы (itam_documents), в которой отфильтрованы документы выбранного типа.
- Нажмите Создать, чтобы создать запись нового документа.
- Добавьте название документа в поле Наименование.
Выберите Тип документа= Контракт и заполните появившиеся в соответствии с типом документа обязательные поля:
Поле Описание Тип = Контракт Контракт на активы Выберите контракт на активы, к которому будет привязан этот документ. Следующее поле в этом случае будет заполнено категорией выбранного контракта. Категория контракта на активы Выберите категорию контракта на активы. Возможные значения:
- Утилизация
- Продажа
- Обслуживание
- Гарантийное обслуживание
- Приобретение
Тип = Акт Подтип Выберите подтип акта. Возможные значения:
- Акт приема-передачи
- Акт списания
- Акт утилизации
- Акт инвентаризации
Тип = Счет Подтип Выберите подтип счета. Возможные значения:
- Счет на оплату
Тип = Накладная Дополнительные поля не предусмотрены. Тип = Прочее Комментарий
Добавьте описание документа. - Загрузите документ контракта на активы.
- Нажмите Сохранить. В системе будет создан документ с Типом = Контракт, привязанный к контракту на активы, при этом флажок Активный будет снят.
- Перейдите на запись связанного контракта и добавьте созданный документ в поле Документ контракта. Документ сменит статус на Активен.
- Чтобы изменить документ, переведите статус Контракта на активы в Черновик и замените документ в поле Документ контракта или добавьте новый.
